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E-Mail-Management und Cyber-Resilienz

Warum E-Mail-Archivierung essentiell ist

2023

Welche Möglichkeiten Unternehmen haben, um ihre Cyber-Resilienz zu stärken, verrät Roland Latzel, Sr. Director Marketing von MailStore by OpenText.

Roland Latzel, Sr. Director Marketing MailStore. Foto: MailStore Software GmbH

Unternehmen versenden und empfangen einen beträchtlichen Anteil an geschäftskritischen Informationen wie Rechnungen und Verträge via E-Mail. Der Verlust dieser Daten kann zu hohen Bußgeldern und Reputationsschäden führen und im schlimmsten Fall zur Existenzbedrohung werden. Die Ursachen für den Verlust von E-Mail-Daten reichen vom (un-)absichtlichen Löschen über Cyber-Angriffe bis hin zum Systemausfall im (Cloud-)Rechenzentrum. Unternehmen müssen jedoch den Zugriff auf diese Daten gewährleisten, um sie wiederherstellen zu können.

E-Mail-Archivierung und Backups: Das Dream-Team der Business Continuity

Zu einer erfolgreichen Cyber-Resilienz-Strategie gehören Maßnahmen, die der Wiederherstellung von Daten und Prozessen nach einer Störung oder einem Verlust dienen. Damit dies im Ernstfall funktioniert, müssen Unternehmen ihre Datenbestände sichern – einschließlich der ein- und ausgehenden E-Mails. Grundlage dafür sind zumeist Backup-Systeme. Allerdings erfassen diese nur den Datenbestand, der zum jeweiligen Backup-Zeitpunkt vorhanden ist. Kommt es zwischen den Backup-Zyklen zu einem Datenverlust, lassen sich verlorene Inhalte unter Umständen nicht wiederherstellen.

Für einen vollumfänglichen, revisionssicheren Schutz des E-Mail-Bestandes sollten Unternehmen ihre Backup-Lösung mit einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung kombinieren. Diese speichert alle ein- und ausgehenden E-Mails samt der Dateianhänge in einem zentralen Archiv. Bei einem Ausfall der E-Mail-Server oder dem Verlust einzelner E-Mails haben Mitarbeiter mithilfe von Such- und Wiederherstellungsfunktionen weiterhin Zugriff auf ihren E-Mail-Bestand.

E-Mail Archivierung in Unternehmen. Grafik: MailStore Software GmbH

Ein häufig übersehenes Must-have: Revisionssicherheit dank E-Mail-Archivierung

Die Vorteile einer E-Mail-Archivierungslösung von MailStore by OpenText reichen jedoch weiter. In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind die meisten Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente in elektronischer Form über einen festgelegten Zeitraum hinweg vollständig, revisionssicher und dauerhaft verfügbar aufzubewahren. Neben diesen rechtlichen Vorgaben müssen Unternehmen die datenschutzkonforme Datenspeicherung und -verarbeitung gewährleisten. Auch in diesem Kontext unterstützt eine E-Mail-Archivierungslösung, diese Anforderungen praktisch umzusetzen.

Dieser Mehrwert macht eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung zu einem unverzichtbaren Bestandteil der IT-Strategie. Sie sorgt dafür, dass sich E-Mails im Ernstfall vollständig wiederherstellen lassen, und beugt somit einem Datenverlust vor. Außerdem unterstützt sie Unternehmen in der Compliance für Datenschutz und Revisionssicherheit.

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Kontakt

MailStore Software GmbH
Clörather Str. 1-3
41748 Viersen
E-Mail: sales@mailstore.com
Web: https://www.mailstore.com/de/

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